以EHR促ISO全员培训落地案例

发布于 2014-5-9 16:25:53   已被阅读 5789 次

一、企业概况及专案实施背景描述

厦门夏谷软件有限公司,专注于人力资源管理信息化咨询与服务,十余年来,已成功为福建省上千家企业提供人力资源管理信息化解决方案。公司的产品以“灵活-对个性化需求适应性强、实用-贴近客户实际、易用-人性化操作功能多”这三大特点,打造了较高的实施成功率与良好的用户满意度。

夏谷软件主要面向集团化企业及大中型企业提供相关服务,迄今为止,在各行业都有非常典型的成功案例,服务的客户有不少是世界500强/中国500强的企业。公司在“集团化多业态多行业管理、多分支机构多地域管理、人员密集型工厂大数据量管理”等方面有独到的技术优势与实践经验。

夏谷软件在与一家客户接触的过程中,了解到客户关于ISO全员培训落实的问题多年来都没有得到良好的解决。这家客户是一家致力于开发、生产和销售高质量的现场急救、急诊以及预防保健的医用设备的美资企业。因产品涉及维护、拯救和延续人类的生命,所以在这家公司里,质量要求是非常严格的。

客户已经按ISO培训的要求建立了全员培训的制度,并对全员培训提出了高标准的执行要求;通过对全员培训的大力、认真的执行,对确保公司的产品质量起到了明显的作用;但是,在培训执行过程当中也遇到一些明显的问题与困难,主要是在跨部门沟通协作、操作流程固化、避免人为工作疏忽、工作效率、决策分析等方面都存在一些急需改善的要求。

客户的HR部门与IT部门经过内部沟通,希望借助专业EHR厂商的解决方案,改善上述问题。经过与多家EHR软件供应商进行深入沟通,最终,委托夏谷基于人力资源软件,结合他们管理的现状,为他们提供解决方案。包括诊断、出具方案、软件实施落地实现等一系列工作。

随即,双方选择了精干的、熟悉业务的人员,共同组建了项目组,项目角色定义与分工如下:

客户公司人员配备

序号

角色

工作职责

1

项目经理

对实施进行监督和协调;对业务需求与蓝图进行最终确认;

2

业务操作员

在需求调研中提出业务需求,整理并提供相关业务数据;

对业务数据进行核对、确认,并在系统实际操作。

3

IT工程师

管理系统运行所需的软件、硬件与网络环境,保障服务器正常运行;并负责系统的日常维护。

夏谷软件人员配备

序号

角色

工作职责

1

项目经理

负责项目进度管理、协调双方资源、对实施质量负责;

2

咨询顾问

负责调研、诊断与规划项目蓝图,协助解决项目疑难问题;

3

实施工程师

负责蓝图的实现与操作培训;

4

开发工程师

对二次开发需求进行评估及开发;

二、调查分析及诊断

1、业务流程梳理

项目组成立后,首先对ISO全员培训的操作流程与存在的问题进行了梳理。现行操作流程简述如下:


 

如上图,流程主要包含以下环节:

1)培训以ISO文件为中心展开,如果ISO文件有更新,则与之相关的岗位都要进行培训;因为每个文件都有一个管辖部门,培训授课则由相应的管辖部门负责承担;培训过程由人力资源部进行组织;

2)那ISO文件与岗位如何关联呢?这里分成了二步:

2.1 首先引入了“模块”的概念,比如PI、PI-1、PA、PA-1等,每一个文件都与一个或者多个模块关联;

2.2 以岗位为单位,明确岗位的培训要求,培训要求不是关联到文件,而是关联到模块,这样以模块为纽带,就建立了岗位与ISO文件的关联;

3) 除了文档更新,当某个岗位有新增人员时(包含新入职与岗位变动二种情况),也需要检查新上岗的人员在新岗位上还需要哪些培训,以合适的方式对新上岗位人员进行培训;

4) 培训完成后,相关的培训记录要在电脑中录入存档,以便确认应有的培训有得以执行;这些培训记录也是ISO审查时的重要依据,如果数据不全,会在ISO审查时出问题;

2、存在问题与希望的改进

据客户反馈,现行操作方式主要存在以下几个方面的问题,并希望都要改进。

1) 涉及跨部门协调工作,沟通、协调成本较高、工作效率低

引入ISO认证后,成立了一个部门“文管中心”,来统一管理ISO的文件。文管中心在按流程对文档进行更新后,要及时通知人力资源部的培训专员,由培训专员组织开展培训工作。

目前这种沟通都是通过Excel文件来传递的,并且完全依赖于人的手工操作,无法自动处理,无论是发送信息的文管中心还是接收信息的人力资源部都觉得麻烦,且容易遗漏或者不及时。

用户希望通过软件,能够让文管中心在平台上维护文档信息后,自动通知相关部门做后续的工作,不需要人工去通知与数据传递。

2) 培训制度难以严格落实、影响培训效果

由于涉及较多的部门,且没有一个良好的平台,造成相关人员无法严格按照公司最初制定的培训制度执行,培训的随意性比较突出,最终把整个培训的实施过程管理、效果跟踪等工作简化为基本的培训服务工作,使培训管理效果难以得到保证。

用户希望能通过软件,固化培训的流程,确保制度能得以落地,以最终为产品质保服务。

3) 工作量大、人工管控容易出错

文档更新后,或者有新人到岗后,培训专员需要在excel表格的辅助下,人工的决定要组织培训的课程、培训的讲师、培训的人员等,特别是培训的人员,因人数比较多,而且人员信息是不断变化的,所以做这项工作,数据量很大。培训专员再三小心,还是存在很多的遗漏。造成很多应培训但还没开始的课程,或者培训虽然举办了,但是有些人员遗漏了。

用户希望能通过软件,在需要培训时,自动生成培训计划单,自动生成培训的讲师与学员名单,这样就可以在提高效率的基础上,还避免出错。

4) 过程难以监督,统计分析不方便

因为没有软件的支持,无法自动生成相关的报表以检查培训执行的情况,所以对培训执行的情况心中都没有底。特别是如果培训出问题还会影响 ISO审查。以致相关人员心里压力特别大。迫切希望通过软件,能对工作的进度进行监控,及时发现问题,以便改进。

5) 没有在线学习平台

有些文件的培训内容比较简单,不存在难点,通过课件在线学习以及答疑就可以完成培训。原来没有在线学习平台,所以这部分工作还需要通过人工组织来完成。

客户希望软件能提供在线学习平台,这些简单的培训,就可以让员工在线学习。管理人员再通过系统了解、检查学员的学习进度,再通过在线考试来检查培训是否达标的方式来进行培训,以提高培训的效率,并降低培训成本;

6) 员工查询ISO文档不方便

ISO文件与实际作业流程息息相关,需要让工作人员方便的查阅,现在没有信息化工具的辅助,需要查找与调阅都不是很方便。管理人员希望能通过软件实现快速查找,在线调阅,并确保每次查阅的都是最新的版本。

3、存在问题的成因分析

经过项目组的分析讨论,认为现行管理的流程与方法是合理的,不存在问题。会出现以上问题,是因为缺乏信息化平台去支撑这种业务操作模式。所以解决问题的根本方法是引进一套软件,使培训管理实现信息化,这样以上问题就可以迎刃而解。

三、方案实施介绍

1、蓝图摘要:

需求调研分析完成后,夏谷软件的项目团队开始着手蓝图的设计,蓝图摘要如下:

1) 定位:因为培训管理是人力资源管理中的一个部分,而且培训管理过程中还要与人力资源系统的其他部分共享数据,所以把培训模块作为人力资源软件中的一个模块来建设,这样就能共享组织、人员等信息;

2) 系统结构:系统采用asp.net开发的BS结构,Sql Server数据训。客户端不要安装软件,只要通过IE等浏览器就可以直接操作软件,这样有利于打造全员参与的HR服务平台;

3) 系统建成后主要功能点简述如下:

 3.1建立文档管控模块,由文管中心负责文件更新问题,更新后系统自动触发后续流程;

 3.2岗位管理模块与文档管控模块紧密结合,明确岗位的培训要求;

 3.3文档发生变化时,系统自动生成培训计划,并由培训专员组织并执行;

 3.4建立在线学习平台,制定在线学习课件,让员工可以在一定时间范围内,自主在线学习;

 3.5培训管理员通过人力资源系统,对员工培训情况进行跟踪,对培训有序进行提供监管与促进动力;

 3.6建立以统计分析为基础的决策分析平台及预警平台,让管理人员更全面的了解情况、发现问题、做出改进决策;

这种完全自动化的培训管理模式,得到客户了的充分认可,于是实施团队围绕着这种自动化的方案开展了实施工作。整个实施的具体细节如下:

2、实现说明

1)、建立文档管控模块,由文管中心负责ISO文件更新

基于每个文档都有一个主管部门的特点,文档管理模块以织织机构为主线展开,即在每个部门下,建立此部门下辖的文档。

每个文件都标注了与之相关的“模块”,以建立文件与模块的关系;当文件内容发生变更后,文管中心只要对文件记录进行更新,就可以触发后面提到的自动生成培训的机制。

软件会自动记录文件版本的变更历史,文档更新的情况及培训的历史记录是培训管理人员衡量培训效果的重要依据,如果仅保存最新的文档,而无法跟踪变更的历史,则在后期无法了解文档的来龙去脉,对历史各阶段的工作特点无法有效的跟踪与分析。之前手工操作时,保存变动历史轨迹这个要求一直难以实现,这次通过软件自动就实现了。

 
2)、建立岗位与模块的关联,从而明确岗位与文件的关联

由人力资源部,在软件的岗位管理模块中,设置岗位与模块的匹配。再结合上一步的数据,就可以明确岗位与ISO文件的关系。这是自动生成培训计划的依据。这些依据明确后,但文件发生变动,软件就可以自动判断哪些岗位上的人员需要培训,从而自动生成培训人员名单。

3)、自动生成培训计划

经过前面的几个准备工作后,整个自动化的要求就在系统中显得格外的轻松。而且可以做到及时、准确、不遗漏的要求。自动生成培训计划主要发生在以下三个时间节点:

3.1新员工入职时,自动产生与该员工相关的培训要求,以确保新员工得到上岗所需知识与技能的培训;

3.2员工岗位调动时,自动生成培训要求,以确保调岗的员工得到针对性的培训,针对性来自于新岗位的培训要求与员工已有技能间差异,因为这里要把岗位要求与人员已经参与的培训做盘点,所以没有软件的话,工作量巨大,用人工难以完成;

3.3文件版本、内容更新时,自动生成培训要求,以让与文件相关的岗位,都及时掌握新的知识、技能与要求。

4)、培训结果的记录与培训跟踪

培训的情况跟踪一直是困扰客户的一大难题,但实现管理信息化后,这一问题就轻松的迎刃而解了。培训的过程与结果都在系统中做记录后,管理员可以非常轻松的监控哪些培训要求,没有得到执行,可以防止培训活动的遗漏;管理员也可以非常轻松的监控人员的培训记录,从而防止应培训的人,没有得到培训。从而整个培训的工作有序的开展起来,实现确保产品质量这一目标。

在系统实施过程中,为了简化出勤情况的记录,软件也结合“一卡通”技术对培训出勤情况也做了自动化签到,实现方法简述如下:

4.1在培训教室门口安排打卡机,此打卡机专门用以记录培训签到;

4.2参与培训的员工,上课与下课时,各打一次卡;

4.3系统根据刷卡情况自动判断员工是否出勤以及出勤时长;

5)、建立统计分析及预警平台

在培训过程管理中,形成了具体的需求、计划、执行等数据,这些数据后期可以根据需求进行各种查询、统计分析、以及主动的预警提示。

夏谷软件已经有一套非常成熟的统计分析平台,只要在基础数据已经具备的情况下,就可以根据具体业务的需求,进行各种数据建模,然后以表格、分析图、管理驾驶舱等方式呈现出分析结果。还能以系统内通知、Email或者手机短信等方式主动推送给使用人员,以实现对关键情况的掌握与预警。

就ISO培训的解决方案上,主是要提供了几个的分析与预警:

5.1通过HR软件集成的BI平台,为HR管理人员、各直线经理提供各种决策支持图表,这些图表都是在看到汇总结果时还可以通过穿透式查询,层层深入的看到关联的明细数据;

5.2自定义报表平台是夏谷软件的一大特色,通过此平台,可以根据企业的需求灵活设备报表模板,并会自动生成报表数据,而且这些报表不一定要由夏谷软件的服务人员设置,企业的IT或者HR人员经过培训后,也能自主设置,这样就可以快速的让企业根据需求实现自动报表;以下是二张自定义报表,

◆ 第一张可以查询培训计划已经执行,但没有参加培训的部分人员,这张报表可方便检查人员是否遗漏;
◆ 第二张可以查询超过15天没有执行的培训,这张报表可以方便的检查是否有培训计划没有及时执行;
 

5.3通过警戒提示,系统消息等方式通知相关人员,消息可以通过系统短信发送,也可以进行Email或者手机短信发送,在此项目中,因为操作人员都可以方便的使用公司的email系统。所以采用系统消息与Email提醒相结合的方式,这样在使用过程中不会产出费用。

6)、建立在线学习平台,制作在线学习课件

在系统建设中,融合了夏谷软件的在线学习平台,通过在线学习平台,主要可以进行以下作业:

6.1系统可以主动提示学员完成规定的课程,还可以自选课程进行学习;

6.2可以通过课程在线考试,检查课程学习的效果,如不达标要继续学习;

6.3学习记录与考试情况,系统自动登记,并与培训计划的记录对接,并为未来的ISO审查提供依据;

四、项目效果评估和总结

现在,这套系统已经运行近二年的时间,系统运行稳定。客户对系统运行的效果表示满意,并给予积极的评价,认为系统解决了他们之前用传统方法多年都难以解决的问题、提高了他们的工作效率,帮助他们真正做到了ISO要求的全员培训。

具体讲,通过引入夏谷软件的信息化解决方案,在以下几个方面体现出了显著的效果::

1、通过软件固化流程,确保了培训管理操作的规范化,从而确保制度落地

(1)通过此次系统建设,形成各部门在线互动的自动化工作平台,把制度的要求,固化在软件的工作流程之中,这样就确保了制度的落地,不会因为人为的原因造成制度执行的随意性。

(2)而且有了软件的配合,使得原来一些手工无法做到位的环节,如培训过程管控与效果跟踪也得以落实了。

2、通过数据共享与自动化的处理机制,大大提高了工作效率

(1)首先是沟通的效率,原来各部门的沟通都是要通过电话、email等方式手工共享信息,现在都通过系统实现了自动数据共享;

(2)培训计划的生成与培训人员的选择等都由软件智能的实现,显著提高了各环节的作业效率,这样管理人员就有更多的时间去做改善性的思考;

3、通过数据的智能管理,避免因人为的原因出错,确保ISO审查不出问题

(1)没有软件之前,ISO审查常出问题;系统运行后,人为疏忽所造成的遗漏已经完全避免,实际操作已经完全符合制度要求,ISO审查就再也没出问题,而且都不用临时应急准备数据,客户说现在审查时很轻松了;

(2)另外通过系统的智能提示与预警功能。操作人员可以得到系统主动发起的操作提示,这样可以引导操作人员在合适的时间做相应的操作,软件真正成为了操作人员的贴心小助手。

4、通过在线学习平台,降低培训成本

(1)首先降低了培训组织成本,也减少了讲师的费用支出;

(2)其次把集中的培训可以分散进行,尽量不去影响生产,这也降低了培训对正常生产影响带来的成本;

5、通过决策支撑平台,为管理人员提供决策辅助数据,并为下一步工作改进提供科学依据。

(1)通过系统的查询统计与决策支持功能,为管理人员了解培训工作的状况提供了方便,可以让管理人员更及时的发现问题,并提出更好的改进措施;

(2)通过系统的管理驾驶舱,可以让领导与管理人员及时了解工作过程中的各项指标,这样就可以针对情况及时做出对策。

结束语:

这是一个整合现有EHR软件功能,为客户特定需求提供解决方案的案例。一般来讲,专业的人力资源软件较少涉及与ISO相关的业务功能。如果客户要找专门解决此类问题的软件,那只有通过定制开发。而众所周知,定制开发的模式在解决问题的同时,也有着诸多的缺点,比如开发成本高、人力投入大、产品稳定性较差、不易升级及后期维护成本高等。

夏谷软件在这个项目上,是以现成的EHR软件为平台来实现客户的要求的,整个实施过程中,不需要修改软件源代码,只需要在现有软件平台上通过个性化的配置即可。

夏谷软件这种服务模式的形成,主要是基于我们对于人力资源信息化的一个基本的认识,即:现在以及未来比较长的一段时间,每家公司在人力资源管理上都还会存在较多个性化需求,这主要是因为不同公司的管理理念、企业文化、历史沉淀等方面的原因所致。所以,我们认为在今后比较长的一段时间,大部分企业(大、中型规模)所需要的EHR服务商要具备以下二个基本要求:

1. 能提供专业、蕴涵了先进管理思想、成熟的EHR产品软件;

2. 同时又能兼顾到企业的个性化要求,并以不高的成本支持这些个性化需求(比较理想的方式是产品做成一个可定义的平台);

基于此,夏谷软件在产品设计上,坚持了“平台型的产品软件”定位。在服务模式上,有别于销售软件与提供售后服务的概念,明确提出把“提供解决方案”作为公司的服务重点。经过多年的实践,这种服务模式已经被众多的大、中型企业客户所认可,并在众多企业的HR信息化管理中显示出可喜的应用效果。■



关于夏谷人力资源软件


夏谷软件,10余年专注于人力资源管理软件咨询与服务。已成功为翔业集团、海翼集团、永辉超市、特步、七匹狼、瑞声达、艾默生等企业提供人力资源管理信息化解决方案,是集团化与连锁行业EHR系统的领跑者。