人力资源系统选型入门

发布于 2008-9-11 14:41:10   已被阅读 7250 次

一、前言

随着社会的进步,企业经营要素也不断的改变,竞争条件亦不断变化更替,由原来的资本竞争逐步向人才竞争转变,因此随之而来就是更加国际化及专业化竞争,这会使企业的人才战略变得格外重要,传统单一的人事管理已经无法满足企业对于人才战略及越来越多的人才储备需求。因此.近年来导入e-HR系统(电子商务化人力资源管理系统)已经是企业迈向未来不得不面临的课题。但是,企业对e-HR却普遍存有不好的印象,因为多数的企业在e-HR导入的过程中有如演不完的墨西哥连续剧.没完没了,效果不好。这种故事一直在许多导入e-HR企业周遭演出,也没有听说哪个e-HR厂商说他们今年利润如何如何。难怪这年头谈到e-HR,犹如鸡肋,确实不得不让企业和厂商深思熟虑那到底e-HR出了什么问题,为何是大家心中共同的痛呢?

二、e-HR发展史

国内企业的HR信息化进程已经超过10 年,本人也在《HR管理系统的发展史》讨论过e-HR发展史,简单可以分成下列的阶段:

1.电子化档案时代:时间回到10年前,早期企业的HR系统我们都称之“电子化",利用刚发明的计算机为企业去开发一些工资系统,档案库等等,由于需求简单.也很实际.企业还算满意。

2.数据库时代:随着企业数据大量的增长.已经无法使用传统方式存放数据,于是Client/Server的数据库被大量使用在企业中。这个时期主要是SOL 语言的兴起.随着硬件的运算能力的提高,企业的HR系统已经可相互整合进行统计分析,这个阶段代表作就是人事系统,HRIS和HRMS系统。

3.e-HR时代:随着企业人才战略重要性凸现,.单一HR信息系统已经无法满足企业对信息获取和分析速度的要求,同时人力资源管理也从单一HR部门向整个企业外延,企业e化系统间也必须相互的整合,更是无法满足现今企业的需求。因此,e-HR因应而生,最有名的国外e-HR系统就是SAP-HR与PeopleSoft-HR,是这个时代的代表作。

三、困惑e-HR是什么

虽然现在又开始炒作人力资本管理系统,e-HR时代远没有结束,而且还将持续进行下去,甚至说人力资本管理也只是e-HR的发展需要。但讨论e-HR成效有如排山倒海之势,没有企业,也没有厂商能很理直气壮的站起来说他们的e-HR系统是多么多么成功!笔者近8年来参与了数十个e-HR项目的实施和不少e-HR项目评估,结合自己的体会,从下列几个角度去讨论e-HR存在的几个困惑:

1.从e-HR的产品来思考:

1)通用产品型e-HR的功能限制:这几年的e-HR厂商都开始做通用型产品,价格可以从几千元到上百万元,真是良莠不齐。通用产品型就是不分行业,什么行业都可以用。这样就限制了行业的专业性,就好像是一件单码的成衣可以让不同的身材的人穿是一样的.往往无法深入满足企业各式各样的需求。本来从企业人才战略也是千变万化的,硬采用一种模子套用,有比如功能上平衡记分卡和360度考核差异还是很大。

2)庞杂的功能:因为为了大多的行业都可以使用,软件厂商就会不断的增加功能与适用的行业领域这样的结果常常让一套e-HR为了符合众多行业的业务差异,将功能与弹性不断的扩充。虽有些设定可以有一些个别差异性.但是免不了让整个系统的操作变得非常笨重和复杂,加上一个企业HR从业者力量不足,特别是中小企业,也间接造成用户在操作上的抱怨与增加上线困难度,为什么没有考虑插件式呢?

3)产品版本与产品品质成反比:产品质量本来是归在e-HR厂商的思考面,但由于这个问题已经俨然成为e-HR产品共同的问题。因为一套完整e-HR产品架构庞大,流程严密,因此没有一套e-HR是没有bug的,所以一定会有后续的更新版本,但更新版本却必须要有一定的步骤与程序,往往更新版本后会让系统节外生枝,就会造成“不更新版本有bug,更新版本后用户骂声不断"的痛苦境地,你说悲哀否?

2.从用户企业本身来思考:

1)没有从上而下的整体战略模式:很多企业e-HR的评估都是由熟悉部门运作的HR部门负责(甚至不懂业务的IT部门负责),当初只有考虑HR作业流程需求,往往只是单一HR部门考虑自己的功能与便利性而已,并没有考虑到企业中高层所要的信息整合与公司决策管理,这将形响到整体中高层主管对e-HR的期待落差。

2)企业高层参与不够:e-HR的实施过程中,应该是企业一把手工程,企业高层必须要高度的参与,每周每月都要规划进度与厂商配合,更应亲自坐镇来增强全体参与人员的信心。但企业往往因未充分了解实施e-HR的困难度而派用经验不足的主管负责,甚至IT部门负责,除了无法在最短时间内有效解决公司制度与e-HR的差异外.更无法有效解决跨部门整合所产生的冲突与改革。

3)lT技术认识不足:企业中HR部门主管本身对lT技术知识了解普遍不足,如果平日又未对公司内部流程运作模式进行充分了解,业务思路不清,主次不分,所以很难与软件厂商沟通顺畅。经常往返于沟通间,造成彼此的认知差距日益增大,风马牛不相及的情况普遍存在,甚至过于理想化,以为IT技术可以解决一切管理流程,坐享其成。

4)配合人力不足:e-HR的实施与上线过程中,企业都希望除了能掌握最新的HR管理数据外,还能通过e-HR让企业降低人事成本,但这个目标却非常难达成,因为一般的企业HR从业员工不多,就算愿意积极配合e-HR的实施.也会因平时工作就很繁重,加上长期配合e-HR实施疲惫不堪.最终造成他们也对e-HR产生信心危机,如果再遇到制度不建全与高层政策宣导不够的情况下,更会让其他员工因心理因素而排挤e-HR的上线,这都是企业必须面临的难题。

5)过度依赖IT部门:多数的企业e-HR实施是有IT部门负责,没错,IT部门或许要负担较大的技术责任,但他们具备的仅仅是专业IT知识。从软件厂商与e-HR 产品评估到各部门意见整合,都不应该由IT部门主导,真正在实施过程与HR部门以及其他部门之间的配合才是e-HR上线成功的重大因素。如遇到没有评估到的风险与需求上的差异时,直接用户往往会推责给IT部门或厂商.也间接造成企业高层对e-HR不好印象的误导。

3.从e-HR软件厂商来思考

1)没有真正赢家:实施e-HR的厂商都是提出双赢的策略,但一般都没有真正赢家。客户实施不顺利.不愿意支付尾欲;e-HR厂商投入成本也很高,不愿意再投入成本。这是因为验收与收尾的成本往往远大于前期规划与实施的成本,如此,客户只能享用一半以下的e-HR功能,甚至都只是一个摆设;厂商也赚不钱,最后还会因为客户抱怨而影响长期的商誉,当然没有赢家。

2)备受人才流动的困:lT产业的人才流动本来就是很平常的事,但相对于软件厂商而言.却是个更严重的问题。因为软件厂商的一切资产大都是以人才为主,人才一流失,代表资产与资源的流失,不可控的风险也因此升高。笔者就曾见识一个e-HR项目,双方都换了三任项目经理,你说最后结果会好到哪里去?对于软件厂商与企业来说当然变成e-HR实施的重要变因之一,不可不视!

3)行业和专业知识不足:普遍e-HR的团队大都是软件技术出身的团队,对于lT 技术熟捻.但对企业的专业知识和行业特点的认识就相对的不足.专业的顾问师往往寥寥无几。因此必须经常指派新兵进入企业参与客户服务或客户定制流程的修改工作,藉此陪养人才。但相对于企业而言,就会造成与厂商沟通困难,实施成效不彰等现象。客户的感受往往认为e-HR厂商不够用心与不受重视该项目。

4)产品技术升级困难:一套完整庞大的e-HR系统.规划到开发最少二年.要到成熟稼定也要三年,这还不包括平台技术的研究。因此每逢平台的更换,对e-HR的系统而言都是极度的痛苦,资深的e-HR厂商都走过DOS到Windows,Windows到Web 的痛苦历程。笔者就曾参与了三代产品的开发,分别基于Delphi,DotNet,JAVA。其过程是痛苦煎熬,但还得跟得上形势!

5)资金周转的困难:软件厂商的成本有50~60以上来自人员的薪资与研发成本。每月发放薪资都是现金的支出,资金的压力对于多数软件公司而言都是苦不堪言。如果在三五年前因拜托.Com热潮所赐,取得资金还算容易;但近三年来.Com泡沫化之后。几乎让所有创投业者“闻软色变",兴趣缺乏。软件厂商却必须独自面临尾款收不到,为了减轻资金压力,降价求售的恶性循环中,这种趋势已经到了不可逆转的境地,甚至e-HR软件厂商未来竞标项目互相拆台,恶性压价,笔者就曾经经历一个项目从百万到十万报价差别,不做白养人是大亏,做了项目是小亏!能说有盈利?

四、如何破解e-HR迷思

从上分析e-HR项目问题林林总总,既然e-HR问题这么多,难道企业已经不需要e-HR 了吗?当然答案是“NO"。那企业和厂商要如何去面对e-HR这些难题?是直接使用产品化e-HR,产品加部份定制,还是自行开发呢?对这些问题的思考,不同的时代与不同的企业主管会有不同的答案,这也是本文所要讨论的主题和需要破解的谜团,笔者将以企业的角度来思考这个问题:

1.选用产品化e-HR

实施一套产品化e-HR应该是多数中小企业的选择。因为它的相对成本最低,风险也较低。所以市场上很多厂商都是以此为主流提供服务,但选择此方式还是要注意很多事情:

1)产品的评估:这是最重要的一环,千万别去比较e-HR厂商功能的多寡,这是没有意义的,必须依照企业现有与未来的规划来逐一检验e-HR的功能与扩展性是否适合企业运作。但这个评估是个高度专业的工作,非一般企业中的既有人才所能胜任,一定要由对企业运作有充分的了解,又相对了解或多次参与信息化经验的人员才能正确的提出评估报告,否则很容易选购不适用的e-HR软件。如此损失最大的不是花多少钱买e-HR,而是员工需花费更多的成本去适应与配合,这些成本往往是你买e-HR预算的数倍成本,甚至更严重的情况将损及员工对e-HR的信心与配合度,对企业未来e 化投下更多不利的变数。

2)厂商的选择:国外的e-HR因为高价位所以往往无法让90国内中小企业负担得起。中小企业的人力资源e 化需求不像中大型企业这么复杂,功能需求求不必像国外e-HR那么完整,而国内e-HR厂商的产品,在功能上也不会逊色于国外e-HR厂商,甚至还能很好适应本地政策,可以作为选择。但国内e-H令人垢病的就是品质问题,Bug太多。无论如何,e-HR还是非常复杂,几十万行甚至上百万行的程序难免会有错误。因此.选择一家永续经营的e-HR厂商就变得很重要,以免日后变成孤儿。

3)心态与观念:e-HR是信息科技的产品,但不是企业人才战略的全部,企业不会因为导入某套知名品牌的e-HR就成为一流企业,具有一流人才竞争优势。企业必须从高管、HR主管到所有员工相互与e-HR系统配合.并在制度面上去适应。不要过于坚持传统的包袱与制度,如果必须适应e-HR去改善的制度或习惯,都应该确实检讨和调整,一个稍微知名的e-HR产品都获多或少蕴含着合理的人力资源管理理念。

4)采购实施运营成本的合理性:e-HR绝对不能价格导向化,虽然企业要有一定的预算,但选择一家服务良好又有商誉的厂商是件非常重要的事。但往往这种厂商其价格空间不大,容易让企业转而向价格空间大的厂商购买。羊毛出在羊身上,采取价格导向往往吃亏的还是企业本身。

5)行业的成功案例:要求e-HR厂商告之其相同行业中最成功的案例并进行查证其e-HR的实施运行实际情况与厂商的服务能力。这是一个确实而且非常有效的评估办法.可以弥补企业本身对于e-HR认识不足,使之也能作出有利的评估。

6)尽且不要使用简单通用型的e-HR:所谓通用型的e-HR,就是各种行业企业都能用,这也是e-HR的一个缺点,即便e-HR厂商继续升级,会让e-HR功能不断成长,功能过于复杂后开始形响到操作的效能,因此,未来的e-HR情势,已经走往细分行业e-HR的发展方向,通过行业插件或业务模式插件解决不同行业或者企业需求,简单通用型的e-HR已经逐渐末落,至少不适应企业人才竞争策略需求。

2.产品化e-HR加定制

本来一套e-HR产品就不可能完全满足企业的需求,如果有一套e-HR产品能90达到企业的需求,这已经算是非常适用的e-HR产品了,但国内中小企业的普遍情况,就是没有一家中小企业管理是一样的,就算相同的行业也不会是一样的制度与运作模式。所以e-HR的定制开发就成了必要的工程。只是企业往往忽略其中其有极大的风险与不可控因案,往往以为花钱就可解决,反而造成e-HR项目的失败与成果不彰的现象,说明如下:

1)适合度与成本:产品化e-HR系统大都庞大严密、因此如果要进行修改.其修改成本都会随着改动规模成倍增长.千万不要一味地将“产品化e-HR定制"当成“项目型e-HR"来开发.那样成本与时程将难以计算。

2)版本控制问题:产品化e-HR因为开发期长,所以必须用版本来持续增加功能与更正既有的错误.因此都会有更新与维护的计划。一旦进行定制后向供应商申请升级都会有困难,而且供应厂商也很难维护版本,最好的办法就是及时进行更新。

3)权利与义务:定制工作是个复杂且具有人为认知差距的工作,厂商与企业的权利义务的关系变得很重要。如何制定变更需求文件,如何确认,如何验收都是非常困难与复杂的工作。项目启动之初,双方都必须有共同的耐心与制度化文件流程来拟清责任的归属,否则相互扯皮,双方的成本付出都会很大。

4)软件厂商永远的痛:其实并不是软件厂商都愿意为企业以项目方式定制e-HR系统,因为修改后系统的品质与成效却是很少见到双方都感到满意的,不是互有抱怨就是一路拖到底,项目不了了之,大家甚至有可能法庭上见!

3.项目化e-HR实施

项目化e-HR,在前几年是e-HR厂商成长之路,除了个别如金益康人事软件外,都经历了这个时期,最近几年随HR业务的积累和成熟,产品化称为了趋势,但是对中大型企业了爱说,产品化e-HR产品无法满足自己需求的时候,其思维模式开始产生一些变化。如果千篇一律的e-HR无法实际满足企业的需求,如果企业营运模式无法找到适用的e-HR系统,面临越来越重要的企业e 化应该如何面对呢?

1)更专业的选择:如果企业认为企业人力资源e 化是未来主要的竞争武器企业必须强化信息部门或成立专属的IT部门。这是项目型e-HR推动前的必要条件。

2)清理被遗忘的资产:企业如果不是第一次人力资源e 化,之前很可能用DOS等等写过一套还不错的e-HR系统,随着时代的进步,或许此系统已经老旧或无人维护了。但是,这个系统可能承传了公司的历史经验与法则。也可能还沿用至今难以替换因此只要经过一番整理与规划,将企业的新的需求放入,完全可以以新的技术进行重新改写.这不但可传承旧有的经验与资料更可以保证这些需求一定是对的。

3)需求与规格明确化:大多数企业即使有IT部门,会误将“需求文件"视同“规格文件"。这往往会误导双方过度的期望及未来存在的认知误差,埋下双方合作不愉快的种子。

4)善用流行成熟工具:现今的科技早已从封闭型的数据库发展到开放型的数据库,从单一服务器系统(2-Tier)发展到多层服务器系统(N-Tier) 从局域性的系统(LAN)发展到广域网络(WAN)的系统,因此,已经有越来越多的中大型企业,利用科技与工具来发展属于自己“专属e-HR系统",特别是一些大型企业和外企。

5 永不放弃决心:不管是企业或是软件厂商,都要有决不轻易放弃的决心,尤其是针对已经延误的工程必须投入更多的关心与鼓励。如果企业与厂商双方都有决不放弃的共识.就绝无e-HR失败可言。

五、结论

总之,不管e-HR的现况如何,既然e-HR是企业人才竞争战略一定而且必须要走的长远之路,那企业就必须好好重新思考发展策略来拟定一份未来的企业的人力资源e化的发展方针。今日的企业应该没有人会认为企业的e 化不重要更,没有企业说他不需要一套e-HR,因为企业经营者深知放弃e-HR.无疑是放弃未来与竞争。因此,除了深化企业e 化观念的同时.也必须了解企业e 化真正的目的.并长期配合可靠又具有商誉的信息厂商,如此才能累积e 化的经验与投资。让企业可以依靠IT科技应用.决胜于未来。



关于夏谷人力资源软件


夏谷软件,10余年专注于人力资源管理软件咨询与服务。已成功为翔业集团、海翼集团、永辉超市、特步、七匹狼、瑞声达、艾默生等企业提供人力资源管理信息化解决方案,是集团化与连锁行业EHR系统的领跑者。